Google+

Na imidž hotela vplýva aj emailová komunikácia

Emailová komunikácia v dnešnej dobe patrí medzi najrozšírenejšie formy kontaktu. Ide o formu neverbálnej komunikácie, ktorá už pri prvom pohľade dokáže recipientovi vytvoriť obraz o kvalite poskytovaných služieb nášho zariadenia. Akýkoľvek nami odoslaný email tak môže do značnej miery ovplyvniť budúcu spoluprácu, či vo všeobecnosti názor na našu prevádzku.

Pri práci s emailom je veľmi dôležité si uvedomiť, že žiadna emailová správa nie je súkromná a tak isto ako aj obsah, tak aj forma hrá veľmi dôležitú úlohu a vytvára nám akúsi pomyselnú „vizitku“.

V praxi sa stretávame s častými chybami v emailovej komunikácii, ktoré môžu viesť k zníženiu záujmu o naše zariadenie, poprípade o zlé vykreslenie kvality poskytovaných služieb. Je treba upozorniť na najčastejšie nedostatky a chyby v emailovej komunikácii, ktorým by sme sa mali vyvarovať :

  • e-mailové správy nemajú byť dlhé, skôr telegrafické a maximálne výstižné,
  • e-mail nie je chat,
  • odpovedať na e-maily je slušnosť, na oficiálne e-maily by ste mali odpovedať vždy,
  • dodržujte slovenskú gramatiku,
  • pokiaľ posielate e-mail do krajiny, ktorá nepoužíva slovenskú diakritiku, e-mail píšte bez diakritiky,
  • správu nepíšte VEĽKÝMI PÍSMENAMI, ťažšie sa číta a môže vyzerať ako urgentná informácia,
  • v úradnej komunikácii nepoužívajte farebné písmo, zbytočne sa nehrajte s fontami, rôznymi doplnkami; nikdy neviete, či počítač na druhej strane dokáže správne otvoriť takýto e-mail,
  • v mailoch nepoužívame emotikony, t.j. smejkov :),
  • pri nesprávnom používaní e-mailu zverejňujete e-mailové adresy ostatných používateľov a to často bez ich vedomia. Nesprávnym "mailovaním" vytvárate živnú pôdu pre spamerov, t.j. podporujete nevyžiadanú poštu!
  • vždy sa snažíme odpovedať čo najskôr ! (týka sa to hlavne, recepcii, obchodných oddelení a prevádzkových kancelárii/ . Nepostaráme sa o klienta my, postarajú sa iní.

Pozdrav a oslovenie tiež zohrávajú dôležitú vizuálnu úlohu pri emailovej komunikácii. Vždy by sme si mali uvedomiť, komu je email adresovaný a podľa toho zvoliť konkrétne vhodné oslovenie. Ak píšeme v mene našej spoločnosti pre inú spoločnosť, tak oslovíme celú spoločnosť, ak konkrétnej osobe, tak zvolíme oslovenie „Vážená pani, Vážený pán “ a meno konkrétnej osoby. Vyhnime sa generickým osloveniam ´Dobrý deň´ bez priameho uvedenia mena adresáta.

Ak chceme byť informovaní o úspešnom doručení a mať tak istotu, že všetko prebehlo v poriadku, je nutné nastaviť tak správu pri odosielaní. Po doručení emailu adresátovi budeme o doručení informovaní.

TIP: Pri emailovej komunikácii je možné poslať správu naraz viacerým príjemcom:

Cc - znamená kópia. Na toto miesto vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Pri použití "Cc" vedia o sebe všetci prijímatelia, preto zvážme, či si všetci želajú, aby sme takto zverejnili ich e-mailovú adresu.
Bcc - znamená "blind copy" (slepá kópia). Do tejto kolónky takisto vpisujeme adresy ostatných prijímateľov. Rozdiel medzi "Cc" a "Bcc" spočíva v tom, že o adresátovi, ktorý je uvedený v tejto kolónke, ostatní nevedia. Slepá kópia sa používa, ak chceme niekomu poslať e-mail a zároveň si neprajeme, aby adresáti v "To" a "Cc" tušili, že niekto dostal kópiu ich e-mailu.

Tento spôsob sa dá využiť aj v hromadnom rozposielaní e-mailov, seba si napíšeme do kolónky "To" a všetkých ostatných do "Bcc". Každý dostane e-mail od Vás bez vedomia, že ste ten istý e-mail poslali aj iným.

Hromadné zasielanie e-mailov prostredníctvom tradičného e-mailového konta (napr. MS Outlook ale tiež Gmail.com a podobne) však môže byť softvérom vnímané ako spamovanie. Takýmto spôsobom hromadné zasielanie e-mailov v konečnom dôsledku znižuje doručiteľnosť elektronickej pošty.
Pre zasielanie hromadných e-mailov (napr. novinky, špeciálne ponuky, vianočné blahoželania) je vhodnejšie používať e-mail marketingový softvér.

Partneri

Spojte sa s nami na Facebooku